工作中经常遇到处理数据的问题，这些数据量通常不大，用Excel处理起来比较方便。如果再掌握一些技巧的话，工作效率就能事半功倍，懂下面几招，一般的工作就游刃有余了：
1. 数据准备
这一步就是数据的预处理，我经常遇到的数据是CSV格式 ，即分隔符为逗号、管道符等字符的数据，例如”ABC|234|23“。因此在计算之前，就先将数据整理。第一步将数据粘贴到Excel中，点击”数据“-》”分列“，选中数据的分隔符”|“，此处要注意的是最好对每一列单独设置数据类型，比如上面的数据，第一列为文本、第二列为常规、第三列为常规，区分数据类型，是因为有”0“开头的数据、长数据如身份证号，如果不设置成文本，那么”0“开头的数据”0“会被删除；身份证号会被当成数字，将后面几位舍成”0“。第二步就是利用筛选功能，检查是否有错列的现象，如果有的话得先删除。
此外，Excel各种版本能存储的数据量不一样，这个需要注意：Excel 2007的工作表有1048576 行，16384 列；Excel 2003的工作表有65536行，256列。
2. 常用函数
下面列举一些经常使用的函数，完全以实用为出发点讲的，注意每次用完函数后，一定要将计算出来的数据复制，在原位置粘贴成数值。否则表格一有变动公式就会重新计算，有可能出现错误，数据量大时，重新计算会相当费时间，而且如果函数里面引用了其他表格A，没有将公式转换成值，将该表发给别人后，他没有表格A，那么公式计算会出现错误 。
2.1 MID函数
MID函数的功能是取一个字符串的一部分，例如第一列为身份证号，第二列要根据身份证号中提取出生日期，这时可以使用该函数。注意开始位置从1开始算：
MID的用法是：MID(字符串,开始位置,长度)
假设A1为数据，因此B1中应当输入公式：
=MID(A1,7,8)
2.2 TRIM函数
英语单词TRIM的意思是修剪，该函数在Excel中的意思即为去掉文字前后的空格，之所以要去年空格，是因为进行对比的时候，空格也计算在内，比如”张三“和” 张三“进行对比时，是不相等的，因为后面张三前面有一个空格。因此两列数据对比时，应在右边插入一列，利用TRIM处理数据。
TRIM的用法是：TRIM(字符串)
假设A1为数据，因此B1中应当输入公式：
=TRIM(A1)
2.3 删除重复项/查出现的次数
处理数据时，经常遇到删除重复项的情况，2007及以后的版本，本身提供了这项的功能（数据-》删除重复项），真接使用就能把重复的数据删除。删除时可以以某列或某几列做为条件进行删除，例如只选工号时，表示工号相同的即删除，而不论姓名是否相同。删除时为整行删除，所以大可不必担心因为删除重复项而导致数据错行。
另外一种情况是查询某个数据在所在列中出现的次数，以确定是否重复，这时要使用COUNTIF函数，详见2.5 COUNTIF函数的使用。
2.4 IF条件语句
处理数据时，常用到条件判断语句，即符合某种条件时显示什么内容。
IF的用法是：IF(条件，条件为真时的值，条件为假时的值）
假设A1为数据，在B1中输入公式：
=IF(A1>10,”是”,”否”)
IF语句可以嵌套，也就是说当有多个条件时，可以采用IF(条件,IF(…),IF(…)) 直到符合需要为止。
条件支持复杂的表达方式，比如and(条件1,条件2…) 表示同时满足这几个条件；or(条件1,条件2…) 表示只要满足其中一个条件。使用and和or的写法是这样的：
=IF(and(A1>=70,A1<90),”良好”,”其他情况”)
=IF(or(A1=0,A2=0),”至少有一个为零”,”两个都不为零。”)
与IF相关的函数还有IFERROR、IFNA，当使用VLOOKUP查询，没有查到结果时，EXCEL显示#N/A，使用IFERROR可以设置出现这种情况显示什么，比如空格、零之类的；计算同比增速时，遇到除以0的情况，EXCEL显示#DIV/0！，如果想把这些有问题的统一显示为零，可以使用IFNA函数。IFERROR、IFNA函数的使用方法详见《EXCEL条件判断函数IF IFERROR IFNA学习》。
2.5 COUNTIF函数
COUNT意思是统计个数，COUNTIF是指带条件地统计个数，使用方法为：
countif（要查询的区域，条件表达式），要查询的区域通常要加$符号，表示绝对引用，如上图，公式意思是查询$A$2:$A$14这个区域中等于A2的个数，下面的直接复制公式即可。
2.6 VLOOKUP函数
做报表时，还容易遇到这样的情况 ，A表中缺少一列，表B中有，而且两个表中都有一列相同值，比如图中上面的表只有工号和姓名；下面的表只有工号和性别，现在想在上面表中添加性别，这两个表中都有工号：
VLOOKUP有四个参数，第一个是要查找的值，即A2工号；第二个参数是要查询的区域，即$A$8:$B$11（通常为绝对引用）；第三个参数是查询到值后，显示同行第几列，要填写的是性别，所以是2第二列；第四个参数为FALSE意为精确查询。
3.生成报表
EXCEL另外一个强大的功能就是数据透视表，类似于OLAP联机查询的功能，非常实用，点击“插入”-》“数据透视表”，然后根据自己的需要调整行和列的内容，使用该功能能直接生成各种所需要的报表。
注意，当数据量很大时，使用VLOOKUP和COUNTIF时会很慢，最好将数据导入到数据库ACCESS中，将要查询的列设置索引，这样查询时会很快，几秒的事。